Uanset hvor ansvaret hører hjemme, bør du oprigtigt undskylde over for kunden, hvilket er et vigtigt element for kunderne at måle, om virksomheden respekterer dem. Ikke alle kundeklager ønsker at få nogen økonomisk kompensation. Nogle mennesker vil bare udtrykke deres utilfredshed og lufte deres følelser. På nuværende tidspunkt bør personalet være opmærksomme på deres holdning og forklare, og forsvarssproget vil ikke gøre noget for at formilde kundens følelser. En oprigtig undskyldning får kunden til at føle sig værdsat og spiller en nøglerolle i den endelige og tilfredsstillende løsning af klagen.